Sistemas de Administración de Contenido

Hace aproximadamente una década cuando las empresas empezaban a deambular por el poco conocido mundo de Internet, surgió la necesidad y en ocasiones mas que una necesidad, una moda para incursionar en el ambiente Web. Existían entonces e incluso hoy, sitios con contenido tomado de algún boletín institucional donde el objetivo principal era presentar alguna información que permitiera al visitante del sitio, establecer contacto con la empresa.

Fue una época en la que detrás de esos sitios saturados de información, donde todos los documentos de los cuales se tenía conocimiento en la empresa eran publicados, existía un grupo de personas con un alto nivel de conocimiento en ingeniería informática, quienes dominaban las aplicaciones que les permitían la administración de la información contenida en la Web. Estos personajes, comúnmente llamados Web Masters, eran -y son aún en algunas empresas- el único canal que había para publicar contenido en la Web, desde aquella dependencia de la empresa que deseaba aparecer en la Web.

La centralización de la administración del contenido del sitio Web en manos de un Web master era una tarea ardua y difícil, por la gran cantidad de información que debía publicar, haciendo que temas de importancia para la compañía no fueran de conocimiento para el visitante del sitio Web.

Este esquema fue cambiando poco a poco en el tiempo con la entrada de más y mejores herramientas, que hacían que el mantenimiento y publicación de un sitio Web fuera cada día una tarea más sencilla, pero seguían requiriendo cierto nivel de conocimiento técnico, que se convertía en una barrera para aquellas personas que no lo poseían.

Este modelo de administración de contenido no se acopla actualmente con la velocidad que requieren las empresas para incursionar en el mundo de los negocios, a partir de esto, se planteó un nuevo modelo en el cual el usuario fuera capaz de administrar el contenido de las secciones del sitio que eran de su pertenencia, sin tener que poseer conocimientos de ingeniería o sobre construcción de sitios Web. El usuario (dueño de la información) es capaz de modificar la apariencia y el contenido de su sitio utilizando herramientas que le facilitan estas actividades, lo que hace que el sitio Web posea diferentes frentes de actualización, ofrezca a los visitantes la información actualizada que necesitan y la velocidad de incursión de la empresa en el mundo de los negocios sea muy alta. Esta facilidad de administración la proveen las herramientas denominadas Sistemas de Administración de Contenido.

Cuando se piensa en un Sistema de Administración de Contenido, se busca más que tener una aplicación que posea un enorme despliegue de requisitos técnicos, una que le brinde al usuario facilidad de uso y le permita manejar el contenido y maniobrar el sitio de una manera cómoda. Siempre se debe buscar simplicidad en estas herramientas, porque de lo contrario, el usuario perderá toda motivación en el uso de la herramienta y el propósito de ésta se verá seriamente afectado.

Los Sistemas de Administración de Contenido, hacen que los usuarios y funcionarios de la empresa se comprometan mucho más con el contenido del sitio Web, pues tienen una interacción directa en la publicación de la información, lo que hace que siempre se cuente con la información actualizada. Adicionalmente con la utilización de estos sistemas, las organizaciones adquieren autonomía en la administración del sitio lo que genera alta independencia del proveedor al momento de requerir nuevos cambios en el sitio Web que se cubran con el alcance del Administrador de Contenido, lo que hace que los costos en el mantenimiento del sitio Web sean menores, y solo se requiera de la participación del proveedor que proporciona el sistema para adicionar funcionalidad nueva o modificar funcionalidad existente.
Algunas de las principales características que brindan los Sistemas de Administración de Contenido, adicionales a las mencionadas en el párrafo anterior son las siguientes:

• La gran mayoría de estos sistemas proporcionan editores WYSIWYG que le brindan al usuario gran facilidad de uso, cualquier persona que tenga conocimientos de cómo utilizar un procesador de texto, puede interactuar con el sistema.
• Esquemas de seguridad multinivel que permiten limitar el alcance de los usuarios al administrar el contenido, es decir, cada usuario solo puede manejar lo que le corresponde.
• Plantillas previamente elaboradas que le facilitan al usuario la creación de nuevas secciones.
• Unificación de los estándares visuales, evitando que los sitios corporativos tengan una exhibición de diferentes estilos de diseño grafico.

Generalmente estos sistemas de información son desarrollados sobre ambientes Web, lo que facilita la edición del sitio corporativo solo con tener acceso a un navegador.

Pruebas de Concepto

Es muy frecuente hoy en día que en las organizaciones, se esté pensando en poner en marcha nuevos proyectos de tecnologías de la información (TI), para mejorar, soportar o automatizar el funcionamiento de los procesos de negocio existentes en la empresa. Se podría afirmar que las preguntas que no pueden faltar al inicio de estos proyectos son:

• ¿La solución que se desea construir proveerá la funcionalidad que se requiere?
• ¿La solución que se desea construir brindará el desempeño que todos esperan de ella?
• ¿Existirá un ambiente con todas las condiciones tecnológicas en la organización capaz de soportar la solución que se desea construir?

Quizás no exista una respuesta temprana a todas las inquietudes anteriores. También puede presentarse que muchas de ellas tengan respuesta cuando ya el proyecto esté en marcha, y sea muy difícil tomar una decisión al respecto porque se podrían ver comprometidos muchos factores (presupuesto, infraestructura, arquitectura), que en caso de ser modificados podrían generar serios problemas para la continuidad del proyecto.

A nadie le gustan las sorpresas, y menos cuando las soluciones que se están creando no cumplen con las expectativas, así que es ideal determinar la factibilidad de un proyecto desde su punto de vista tecnológico antes que el tiempo y los recursos se hayan comprometido seriamente. Es aquí donde se plantea la elaboración de las Pruebas de Concepto (Proof of Concept - PoC).

Básicamente, una Prueba de Concepto es un prototipo del sistema que se desea desarrollar, o de un módulo del mismo, con una inversión mínima, que ayude a validar la toma de decisiones intentando dar respuesta a preguntas como las mencionadas anteriormente, entre otras. Con la elaboración de las Pruebas de Concepto, se busca evaluar un fragmento de la solución con el fin de minimizar los riesgos que se puedan presentar en la puesta en marcha de un proyecto, o simplemente con la finalidad de evaluar si la organización está en capacidad de soportar una nueva tecnología, y como se puede ver impactada por esta implementación.

Las Pruebas de Concepto brindan más confianza a quienes toman las decisiones del proyecto, porque en cierto modo ayudan a direccionar las mejores opciones, posibilitando la identificación de problemas específicos importantes para la organización, definiendo una solución y demostrando que ésta le ayudará a alcanzar los objetivos planteados por el proyecto. En resumen, una prueba de Concepto ayuda a precisar el problema y la posible solución que lo resuelve.

El alcance de una Prueba de Concepto depende de las preguntas que se busca responder. Es de anotar que este alcance debe ser definido claramente con el fin de obtener los beneficios deseados. El tiempo estimado para una prueba de concepto generalmente no debe sobrepasar unos pocos días o semanas de trabajo y se puede mover en este rango de tiempo según las necesidades de la misma.